De fleste gemmer en vigtig mail ved at videresende den til sig selv, til advokaten eller ved at printe den. Begge dele fjerner de oplysninger, der gør mailen til et stærkt bevis: den oprindelige header med servere og tidspunkter. Her er, hvordan du gemmer mailen rigtigt.
Tre regler
- Slet ikke mailen fra postkassen, heller ikke efter du har gemt den.
- Videresend den ikke som eneste kopi. Videresendelse laver en ny mail.
- Gem den som fil, så alle oplysninger følger med.
Outlook på computeren (Windows)
- Find mailen i postkassen.
- Træk mailen fra listen over i en mappe på computeren, eller vælg Filer › Gem som og formatet Outlook-meddelelse (.msg).
- Giv filen et navn med dato og afsender.
- Læg filen et sikkert sted, og ændr den ikke.
Filen indeholder mailen, vedhæftede filer og headeren.
Outlook på nettet og den nye Outlook
- Åbn mailen.
- Vælg de tre prikker › Gem som eller Download. Mailen gemmes typisk som .eml.
- Gem filen uden at åbne og ændre den.
Gmail
- Åbn mailen.
- Vælg de tre prikker › Download besked.
- Mailen gemmes som en .eml-fil med header og vedhæftede filer.
Apple Mail
- Vælg mailen.
- Vælg Arkiv › Gem som og formatet Rå beskedkilde, eller træk mailen til skrivebordet.
Menuerne kan ændre sig mellem versioner, men muligheden for at gemme hele mailen findes i alle de store mailprogrammer.
Sådan sender du mailen til advokaten
- Vedhæft filen (.msg eller .eml) i en ny mail, eller del den via en sikker fildeling.
- Beregn gerne en hashværdi af filen, før du sender den, så det senere kan kontrolleres, at den er uændret. → Hashværdier
- Skriv i mailen, hvor og hvornår du har gemt filen.
Hvornår er det ikke nok?
At gemme en mail som fil er godt, når du selv har modtaget den, og når mailen ikke forventes at blive bestridt. Det er ikke nok, når:
- sagen afhænger af mange mails, eller af mails der er slettet,
- det skal vises, hvad en anden person har sendt, videresendt eller slettet,
- modparten kan forventes at påstå, at mailen er ændret.
Så skal postkassen sikres af en IT-sagkyndig direkte fra Microsoft 365, Google eller mailserveren. → Microsoft 365 · Gmail og Google Workspace
Typiske fejl
- Videresende mailen · Den oprindelige header forsvinder
- Printe eller lave PDF · Alle tekniske oplysninger forsvinder
- Kopiere teksten ind i et dokument · Ingen kan se, hvor teksten kom fra
- Slette mailen efter at have gemt den · Originalen er væk, og kopien kan ikke kontrolleres
- Svare på mailen og gemme svaret · Tråden ændres, og originalen bliver svær at finde
Ofte stillede spørgsmål
Er en PDF af en mail værdiløs? Ikke værdiløs, men svag. Den viser indholdet, men ikke hvor mailen kom fra.
Skal jeg gemme alle mails i tråden? Ja, gem hver mail for sig, og behold hele tråden i postkassen.
Hvad hvis jeg allerede har videresendt den? Så find originalen i postkassen, og gem den som fil. Er originalen slettet, kan den måske hentes tilbage. → Kan slettede filer gendannes? · Mail-headere
