Bruger virksomheden Google Workspace, ligger mails, dokumenter, kalendere og chat hos Google. Det betyder, at beviserne ikke kun findes på medarbejderens computer, men i skyen, hvor de kan sikres centralt. Det betyder også, at de kan forsvinde centralt, hvis en konto slettes.
Hvad kan sikres?
- Gmail · Alle mails, også fra papirkurven inden for perioden, med header-oplysninger
- Google Drive · Filer, tidligere versioner, delinger og ejerskab
- Google Chat og Meet · Chatbeskeder og eventuelle optagelser, afhængigt af indstillinger
- Kalender · Møder, deltagere og ændringer
- Logfiler (revision) · Logins, downloads, delinger og ændringer af indstillinger
Google Vault
Google Vault er Googles værktøj til at bevare og eksportere data i Workspace. Det er inkluderet i nogle abonnementer og kan tilkøbes i andre. Med Vault kan man:
- Sætte et hold på en brugers data, så de bevares, selvom brugeren sletter dem.
- Søge i mails, Drive og chat på tværs af brugere.
- Eksportere resultatet til brug i en sag.
Har virksomheden ikke Vault, kan data stadig eksporteres, men det er mere besværligt, og der er ingen beskyttelse mod sletning, før eksporten er lavet.
Det haster: kontoen må ikke slettes
Når en bruger slettes i Google Workspace, kan administratoren kun gendanne den i en kort periode, typisk omkring 20 dage. Derefter er mails og filer væk, medmindre de er bevaret i Vault eller overført til en anden bruger. → Hvor længe gemmes data?
Gør derfor sådan, når en medarbejder fratræder midt i en mulig sag:
- Skift adgangskode, og afbryd aktive sessioner, men slet ikke brugeren.
- Sæt et hold i Vault, hvis I har det.
- Lad være med at overføre filer til en anden bruger, før de er sikret. Overførsel kan ændre ejerskab og delinger.
- Eksportér revisionslogfiler for den relevante periode.
Typiske spor i medarbejdersager
- Mails videresendt til en privat adresse, eller regler for automatisk videresendelse
- Store downloads fra Drive kort før fratrædelse
- Filer delt med eksterne adresser
- Brug af Google Takeout til at hente alle data ud
- Login fra nye enheder eller steder
Privat Gmail
Er beviset i en privat Gmail-konto, kan den kun sikres med ejerens samtykke eller efter en retslig afgørelse. Ejeren kan selv hente sine data med Google Takeout, men det giver ikke samme dokumentation som en sikring foretaget af en uafhængig.
Sådan foregår sikringen
- Afgrænsning af brugere, tjenester og periode.
- Hold i Vault eller anden bevarelse.
- Søgning og eksport, dokumenteret med tidspunkter og indstillinger.
- Hashværdier af de eksporterede filer. → Hashværdier
- Analyse og rapport.
Det kræver en administrator i Workspace. Den IT-sagkyndige arbejder sammen med jeres IT-ansvarlige eller IT-leverandør.
Ofte stillede spørgsmål
Kan man se, om en medarbejder har brugt Google Takeout? Ja, det fremgår typisk af revisionslogfilerne i administratorkonsollen, i den periode logfilerne gemmes.
Kan slettede mails findes igen? Inden for papirkurvens periode og administratorens gendannelsesperiode, og altid hvis Vault har bevaret dem.
Er det det samme som Microsoft 365? Princippet er det samme, men værktøjerne er forskellige. → Microsoft 365
