...

Bevissikring af mail i Microsoft 365

I de fleste virksomheder ligger mails, kalendere og Teams-chats i Microsoft 365. Det er en fordel ved bevissikring, fordi Microsoft har indbyggede funktioner til at bevare og eksportere data. Men de skal bruges rigtigt og i tide.

Det vigtigste: slet ikke kontoen

Når en medarbejder fratræder, slettes kontoen ofte for at spare en licens. Så forsvinder postkassen efter en periode. Spær i stedet kontoen for login, og sæt postkassen på legal hold (eller en opbevaringspolitik), før der sker andet.

Hvad kan sikres?

• Mails i alle mapper, også slettet post
• Mails, der er slettet fra slettet post, i en periode (genoprettelige elementer)
• Kalender, kontakter og opgaver
• Teams-chats, som Microsoft gemmer i skjulte mapper i postkassen
• Logfiler over login, regler for videresendelse og hvem der har tilgået hvad, i den periode logfilerne gemmes, som afhænger af licensen

Typiske spor i medarbejdersager

• Videresendelse af mails til private adresser
• Regler i postkassen, der automatisk sender mails videre
• Store vedhæftede filer sendt ud af huset
• Login fra nye enheder eller steder

Sådan foregår sikringen

1. Legal hold eller opbevaringspolitik sættes på de relevante postkasser.
2. Indholdet søges frem med Microsofts værktøjer til eDiscovery, afgrænset på personer, perioder og eventuelt søgeord.
3. Resultatet eksporteres, og der beregnes hashværdier.
4. Relevante logfiler eksporteres, før de udløber.
5. Alt dokumenteres. → Kæde af ansvar

Det kræver administratoradgang. Den IT-sagkyndige arbejder sammen med jeres IT-afdeling eller IT-leverandør.

Mails på computeren

Er mails gemt lokalt, for eksempel i en Outlook-datafil, eller hentet ned med en mailklient, skal computeren sikres for sig. → Datakilder

→ OneDrive, SharePoint og Teams · De første 24 timer