CRM-systemet er virksomhedens kundekartotek: kontakter, salgsmuligheder, tilbud, noter og aktiviteter. I sager om medarbejdere, der tager kunder med, er det ofte netop CRM-data, der er taget. Systemer som Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 og Pipedrive kan registrere, hvem der har set, ændret og eksporteret data. Men hvad der registreres, og hvor længe, afhænger af systemet og opsætningen.
Hvad kan et CRM-system vise?
- Eksport · Hvem har eksporteret lister, hvornår og hvor mange poster
- Rapporter · Hvem har kørt eller downloadet rapporter
- Ændringer · Ændringer af kontakter, ejere og salgsmuligheder
- Sletninger · Slettede poster, ofte i en papirkurv i en periode
- Login · Hvem har været logget ind, hvornår og fra hvilken IP-adresse
- Integrationer · Apps og integrationer, der har adgang til data
- Mail-synkronisering · Mails, der er synkroniseret ind i CRM
Typiske tegn i sager om kunder
- Eksport af kundelister kort før fratrædelse
- Mange rapporter kørt eller downloadet uden for normal rytme
- Kontakter, der er overført til en anden ejer eller slettet
- Noter, der er redigeret eller slettet
- En ny integration eller app med adgang til kontaktdata
Sådan sikres CRM-data
- Undersøg, hvilke logs systemet har, og hvor længe de gemmes. Nogle logs kræver særlige abonnementer eller tilkøb.
- Eksportér logs for den relevante bruger og periode.
- Eksportér de berørte poster, også fra papirkurven.
- Tag skærmbilleder af brugerens rettigheder og opsætning.
- Beregn hashværdier for alle eksporter. → Hashværdier
- Dokumentér metode, tidspunkt og bruger. → Kæde af ansvar
Slet ikke brugeren
Når en medarbejder stopper, er det fristende at slette CRM-brugeren for at spare en licens. Gør det ikke, før aktiviteten er sikret. I nogle systemer kan sletning af brugeren gøre det sværere at se, hvad brugeren har gjort. Deaktivér i stedet. → Offboarding uden at miste beviser
Spor uden for CRM
Er listen eksporteret, ligger den måske på computeren, i OneDrive eller er sendt med mail. Kombinationen af CRM-log og spor andre steder er stærk:
- CRM viser eksporten.
- Computeren viser, at filen blev gemt og kopieret til et USB-drev. → Windows-artefakter
- Mailen viser, at filen blev sendt til en privat adresse. → Gem en mail som bevis
Kundeoplysninger og GDPR
CRM-data er personoplysninger. Ved sikring og gennemgang skal der tages hensyn til dataminimering. → GDPR og bevisførelse
Leverandøren
Detaljerede logs kan nogle gange kun fås via systemets leverandør eller en partner. Kontakt dem hurtigt.
Relaterede sager
→ Medarbejder har taget data · Forretningshemmeligheder · Konkurrenceklausuler
Nielco IT sikrer data fra CRM-systemer i civile sager. Se Nielco IT.
